Créance client : Comment réduire les factures impayées des clients ?

Facture impayée : Un problème à prendre à bras-le-corps

Quel délai pour réclamer une facture impayée ?

On commence à parler de facture impayée ou d’arriéré à partir du moment où la date d’échéance de paiement de livraison de marchandise ou d'exécution de la prestation indiquée dans les conditions générales de vente est dépassée. Si ni le contrat ni la facture ne font mention de date d'échéance de paiement, alors c’est le délai de paiement prévu par la loi qui s’applique.

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Le plus souvent le délai de paiement est de 30 jours à compter de la livraison de marchandise ou de l’exécution de prestation. Ce délai peut sous certaines conditions être de 60 jours ou de 45 jours fin de mois à compter de la date de facturation, avec pénalités de retard de paiement.

Qu’est-ce qu’une créance ?

D’un point de vue juridique, on ne parle de droit de créance, c’est-à-dire le droit de réclamer une somme au motif qu’elle est due, que si trois critères sont remplis :  

• La créance doit être certaine : elle correspond bien de manière avérée à un service ou livraison ayant eu lieu, ayant été facturé mais n’ayant pas encore été payé ;  
• La créance doit être liquide : elle est quantifiable en argent ;
• La créance doit être exigible : la date d’échéance ou le délai de paiement est dépassé mais pas le délai de prescription (5 ans entre deux professionnels, 2 ans entre particulier et professionnel).

Pourquoi c’est un problème à traiter rapidement et efficacement ?

Raisons financières

Tout d’abord une somme impayée va évidemment venir se répercuter sur la trésorerie de l’entreprise. Normalement en étant prévoyant dans le provisionnement et si l’entreprise n’est pas en difficulté financière, une facture impayée ne devrait pas trop compromettre l’équilibre comptable.  

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Si cependant la créance représente une somme conséquente ou qu’elle s’ajoute à plusieurs autres déjà existantes, la situation peut devenir rapidement préoccupante car l’entreprise serait alors limitée dans ses perspectives de développement, ce qui peut devenir rapidement problématique, surtout en tant que freelance et que les charges s’accumulent. Sans oublier le stress engendré et le temps passé à essayer de trouver une issue favorable.  

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Si la situation s’installe trop durablement, c’est le besoin en fonds de roulement qui peut se retrouver affecté. Pour rappel, la trésorerie représente les fonds disponibles pour le développement à moyen long-terme, le besoin en fonds de roulement correspond quant à lui à la somme dépensée chaque jour pour faire fonctionner l’entreprise. Autrement dit, le très court terme voire l’immédiateté.

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Devoir diminuer son besoin en fonds de roulement signifie faire l’économie d’une partie de l’essentiel. C’est par exemple baisser les capacités de production en n’allumant plus ou en cessant la maintenance de certaines machines. On fait alors face à un cercle vicieux puisque le chiffre d'affaires diminue nécessairement, ce qui a un impact sur les ressources et ainsi de suite. Il faut alors gagner du temps et emprunter, l’entreprise se retrouve à son tour endettée.

Autres raisons de traiter une facture non réglée

Malheureusement, si les déboires financiers n’étaient pas une raison suffisante pour éviter de laisser une facture impayée, il en existe plusieurs autres :  

• Perte du client : plus vous laissez les choses se faire, plus vous prenez le risque que la situation empire ; en effet, plus le temps passe et moins le client voit sa dette comme un problème prioritaire et plus il vous est difficile de trouver une solution amiable, la situation se tend et vous perdez le client ; si vous traitez le problème suffisamment tôt et avec tact, vous avez des chances de préserver une relation commerciale saine et profitable ;
• Procédures judiciaires : comme on vient de l’expliquer, avec le temps il ne vous reste que la procédure de recouvrement judiciaire ; or l’intervention de la justice, quoique indispensable, est longue, coûteuse et risquée (si vous n’obtenez pas gain de cause) ;
• Atteinte à la réputation de l’entreprise : il va sans dire qu’une entreprise qui ne s’occupe pas de ses créances donne une très mauvaise image d’elle-même, ce qui peut compliquer la recherche de nouvelles missions.

Dans tous les cas, les litiges clients ne sont jamais agréables pour qui que ce soit, donc mieux vaut les traiter le plus rapidement possible et de préférence le plus simplement possible.

Quelles bonnes pratiques mettre en place pour éviter les factures impayées ?

Fort heureusement, il est possible de mener des actions et de mettre en place certains automatismes pour réduire les risques d’avoir un client qui ne paie pas.

Se renseigner sur le processus d’achat de vos clients  

C’est la première chose à faire : sachez qui ou quel service dans l’entreprise cliente sera votre interlocuteur. Savoir à l’avance à qui adresser votre facture vous fera gagner du temps au moment de l’émission. Renseignez-vous également sur le temps que met habituellement cette entreprise à payer.  

Effectuer un processus de vérification du client  

Vérifier la réputation et les antécédents est une bonne pratique de prévention contre les factures impayées. Une bonne idée pour aller plus loin serait de mener vos recherches sur les capacités de paiement d’une entreprise, surtout si le montant de la facture est élevé.

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C’est là qu’entre en jeu l’analyse de solvabilité du prospect. Grâce à ce travail d’enquête vous serez certain que l’entreprise ne présente aucun signe inquiétant de mauvaise santé financière. Pour être solvable, une personne (physique ou morale) doit avoir plus d’actifs (argent, patrimoine immobilier, etc.) que de passifs (dettes).

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Vous trouverez bon nombre d’informations utiles sur les entreprises sur le site infogreffe :  

• Si elle est bien inscrite au registre national des entreprises (RNE) ;
• Si elle a fait ou fait actuellement l’objet d’une procédure collective (contrôle judiciaire pour redressement) ;
• Les comptes annuels.

La vérification commence en amont de la relation commerciale mais doit impérativement être complétée tout au long de sa durée par la tenue d’une comptabilité rigoureuse et à jour de l’ensemble des factures émises vers ce client.

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Formaliser vos conditions générales de vente  

La prévention contre les factures impayées passe également par le contrat. Ce qui est bien normal puisque protéger les intérêts des deux parties en convenant d’obligations respectives est tout l’objectif de ce document.

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Ainsi, vous pouvez inclure des pénalités de retard en cas de non-respect de l’échéance ou du délai de paiement. Attention cependant à bien en indiquer le montant dans les conditions générales de vente du contrat de même que sur chacune de vos factures.

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Par ailleurs, la loi vous autorise à ajouter des clauses préventives à condition qu’elles ne soient pas abusives ni qu’elles n'aillent à l’encontre de l’obligation essentielle. On retrouve ainsi par exemple :  

• La clause de réserve de propriété : le bien reste la propriété du vendeur tant que l’acheteur n’a pas procédé au paiement complet de la somme due ;
• Les sûretés : des contrats supplémentaires distincts qui font office de garantie, le plus connu étant la caution mais il existe aussi le nantissement et le gage ;
• La clause résolutoire : pour mettre fin au contrat sous certaines conditions, par exemple le non-paiement (cela n’efface pas la dette).

Enfin, vous pouvez, via les conditions de vente, demander un acompte (aux alentours de 30 à 40% du montant total). Le paiement automatique et le RIB avec autorisation de prélèvement sont également de bonnes solutions.

Réaliser une facturation précise et rapide  

Assurez-vous de bien respecter les normes de facturation, faute de quoi vous pourriez ne pas obtenir gain de cause face à la justice. Les mentions obligatoires d’après l’article L 441-9C du code de commerce sont les suivantes :  

• Identité et coordonnées des contractants ;
• Date d’échéance du paiement ;
• Date limite de livraison des biens ou d’exécution de la prestation ;
• Prix unitaire hors-taxes ;  
• Réductions consenties le cas échéant ;
• Dénomination exacte et quantité des produits livrés ou des services prestés.

Assurance contre les impayés : La PJ professionnelle

La gestion des risques d'impayés est cruciale. Certains contrats d'assurance, notamment les assurances multirisques professionnelles, offrent des garanties contre les impayés. Bien que ces garanties ne préviennent pas directement les retards ou les défauts de paiement, elles jouent un rôle clé en couvrant les conséquences financières de ces événements.

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Un aspect souvent sous-estimé pour lutter contre ce risque est la Protection Juridique Professionnelle (PJ Pro). La PJ Pro n'est pas seulement une couverture complémentaire ; elle se distingue en offrant l'option de recouvrement. À noter que cette option n'est pas incluse dans tous les contrats de PJ Pro.

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Opter pour une assurance PJ Pro avec option de recouvrement, c'est donc choisir une protection plus complète et adaptée face aux risques financiers liés aux impayés. Cette assurance joue un rôle de sécurité additionnelle.

Créance client : comment obliger un client à payer ?

Même si vous êtes en droit de procéder au recouvrement judiciaire, il est toujours plus avisé de passer par la voie amiable dans un premier temps. Comme on l’a évoqué plus haut, les procédures judiciaires ont des inconvénients de taille pour toutes les parties impliquées. Par ailleurs, un impayé peut être parfois dû à un simple oubli, nul besoin alors de passer par la justice. Voici les étapes à suivre, de la solution la plus simple à la plus lourde.

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Effectuer des relances  

On conseille en général d’effectuer deux relances même si une seule suffit pour de petites sommes. Vous avez le choix de passer par le téléphone, le courrier papier ou l’e-mail.

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Pour la première relance après dépassement de la date d'échéance, mieux vaut passer par le téléphone. Assurez-vous d’avoir le numéro du bon interlocuteur si vous avez affaire à une grande structure. Ce type de canal vous permet un contact direct, ce qui est une bonne chose. Soyez direct et précis dans la formulation de votre demande, tout en restant calme, et courtois en toutes circonstances. La fermeté est une bonne chose mais pas l'agressivité.

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La seconde relance, si elle est nécessaire, doit être écrite, tout simplement parce que l’écrit constitue une preuve légale que vous avez tenté le recouvrement amiable. Dans cette lettre de relance, vous pouvez avertir des conséquences et des éventuelles pénalités de retard. Il est conseillé de recourir ici au courrier recommandé avec accusé de réception.

Envoyer un courrier de mise en demeure  

Si vous ne parvenez toujours pas à obtenir le paiement de la facture, il est temps d'envoyer la lettre de mise en demeure. Cet ultimatum est la seule procédure amiable requise par la loi avant de pouvoir passer à une procédure de recouvrement judiciaire.

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La mise en demeure doit forcément être une lettre recommandée avec accusé de réception. N’oubliez pas d’en faire une copie à conserver précieusement. Il est tout à fait pertinent d’en confier la rédaction à un avocat mais si vous souhaitez la rédiger vous-même, voici ce qu’elle doit contenir :  

• la mention “mise en demeure” dans le corps du texte ;
• Un dernier délai de paiement à compter de la réception du courrier (d’où la nécessité de l’accusé de réception) ;
• Un résumé du contentieux ;  
• La date de l’envoi du courrier ;
• Les coordonnées de votre entreprise et celles du client débiteur ;
• Votre signature ;
• La saisie du tribunal compétent en cas de dépassement du nouveau délai de paiement.

Recouvrement judiciaire : l’ordonnance d’injonction et l'huissier

La requête d’ordonnance d’injonction de payer, consiste à demander à un juge d’obliger votre client à vous payer ce qu’il vous doit. L’ordonnance d’injonction est alors :  

• Soit directement envoyée à l’adresse du débiteur ;
• Soit, si elle est à titre exécutoire, conduire à une procédure de saisie par un huissier de justice.

Autre possibilité : le référé-provision. Le fonctionnement est similaire. Une fois l’ordonnance de provision reçue et le délai de paiement passé, vous pouvez demander à un huissier de saisir des biens et d’être payé sur la vente de ces derniers.

Recouvrement judiciaire : l’assignation en paiement

L’injonction de paiement et le référé-provision sont simples et rapides car elles vous évitent de passer par le tribunal. Elles ne sont néanmoins pas toujours possibles car il arrive que la partie adverse conteste la dette. Il faudra dans ce cas passer par la procédure la plus longue et la plus lourde : l’assignation à comparaître devant la justice dans le but qu’il soit condamné à payer sa dette envers vous (et d’éventuels dommages et intérêts).

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Il est bien évident qu’il est indispensable de se faire accompagner d’un avocat. Si la dette est reconnue comme existante, le juge condamne le client à vous payer dans un délai qu’il détermine. Vous pourrez demander une saisie des biens et obtenir un titre exécutoire. En comptant tous les recours possibles, la procédure d’assignation en paiement peut durer quelques années.

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D’autres procédures existent et peuvent vous aider dans vos démarches : l'indemnités forfaitaire ou encore l'affacturage. L’objectif étant que vous puissiez créer le processus de facture impayée qui vous correspondent le mieux et avec lequel vous vous sentez à l’aise.

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Gérer les clients qui ne paient pas requiert rigueur et méthodologie. Cependant, c'est un passage indispensable pour vous prémunir contre des conséquences néfastes pour votre entreprise, tant en argent qu’en temps ou en réputation. Pour diminuer les risques d’avoir à effectuer relances à répétition ou procédures judiciaires, prenez le plus de mesures préventives possibles : conditions générales de vente, clauses spécifiques, vérification des capacités de paiement, etc.

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