Assurance et coworking : Comment bien se protéger ?

Coworking : une nouvelle habitude de travail

Qu'est-ce que le coworking : origines et définition

Le coworking, ou cotravail, est un mode de travail, apparu sous une forme prototypique à Berlin dans les années 90 puis sous la forme qu’on connaît aujourd’hui à San Francisco en 2005. Le premier espace de coworking français voit quant à lui le jour un peu moins de trois ans plus tard.

Il existe plusieurs formes d’espaces de travail partagés :  

• open space avec espace de restauration ;
• location de bureau traditionnel ;
• bureaux flexibles (flex offices) avec salles de réunion ou espaces collaboratifs ;
• bureaux privés, etc.

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Toutefois, le principe reste toujours le même : la mise à disposition, moyennant le paiement d’un abonnement, d’un lieu de travail pour des travailleurs voire parfois des étudiants. Le coworking présente plusieurs avantages mais son principal objectif est de pallier le manque d’interactions sociales qui vient avec l’isolement du télétravail. Cela contribue également au développement du réseau professionnel.

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Ainsi, des professionnels de différents horizons, de différents métiers, partagent des espaces communs et des lieux de travail tout en ayant chacun leur poste de travail et leur activité bien à eux. Le coworking n’est donc pas du travail collaboratif mais plutôt un équivalent professionnel de la vie en colocation.

Qui peut travailler dans un bureau de coworking ?

Initialement, trouver un espace de coworking était plutôt une démarche faite par les travailleurs indépendants. Ils restent d’ailleurs toujours largement les utilisateurs majoritaires des espaces de coworking. En effet, les freelances trouvent un double intérêt à ce mode de travail : rompre l’isolement mais aussi tout simplement avoir accès à un local professionnel et à du matériel.

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Aujourd’hui, ils ont été rejoints par d'autres profils d’usagers, notamment les startups, à qui la flexibilité et le dynamisme de ce type de lieux de travail convient particulièrement, tant sur le plan matériel que philosophique.

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Il n’est pas rare non plus de trouver certains entrepreneurs qui choisissent le coworking plutôt que leur domicile pour le télétravail. Les raisons peuvent être variées :  

• équilibre vie professionnelle / vie personnelle ;  
• besoin d’un cadre vivant et animé en dehors des locaux de l'entreprise ;  
• accès à certaines infrastructures (ex : salle de sport), etc.

Coworking : tendances et perspectives

D’après des données publiées par Ubiq, l’un des plus gros acteurs du marché dans notre pays, ce secteur d'activité est en hausse et va continuer de l’être dans les prochaines années. Ainsi, le nombre d’espaces de coworking en France a connu une hausse de 23% entre 2021 et 2022, portant ainsi le parc à 3420 lieux de travail. On peut d’ailleurs souligner que la France est le deuxième plus grand parc européen d’espaces de coworking derrière le Royaume-Uni. La demande est également déjà élevée puisque la même année, on évaluait le taux d’occupation à environ 91%.

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Les facteurs qui expliquent ces chiffres sont principalement la très forte augmentation du nombre de travailleurs indépendants d’une part et de startups d’autre part depuis une dizaine d’années. Cette explosion peut ainsi être reliée à l’arrivée progressive des représentants des générations Y et Z qui ont fait des longues études et qui ont un goût prononcé pour la flexibilité et l’innovation.

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Avec de plus en plus d’acteurs et de fréquentation, les espaces de coworking ont vu également l’apparition ou l’augmentation de certains risques professionnels, soulevant de ce fait de nouvelles problématiques. C’est pourquoi il est essentiel de s’intéresser à la question des responsabilités et des assurances dans ce mode de travail.  

Les responsabilités des opérateurs d’espaces de coworking

Garanties prises en charges par les opérateurs d’espaces de coworking

Les opérateurs d’espace de coworking en France sont tenus de souscrire à un minimum de contrats d’assurance. D’abord par souci de conformité légale mais aussi afin de se prémunir contre certains risques pouvant survenir lors de l’utilisation de leurs locaux.

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Parmi ces garanties on retrouve l’assurance responsabilité civile exploitation, qui couvre l’exploitant en cas de dommages matériels ou corporels causés aux utilisateurs pendant leur présence dans l'espace de coworking. Exemple : quelqu’un se blesse en glissant sur un sol humide non signalé.

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Second type d’assurance que vous retrouverez chez les propriétaires d'espaces de coworking : les garanties qui couvrent les dommages causés par les sinistres, c’est-à-dire l’assurance multirisque professionnelle. Cette dernière permet d’assurer les biens (mais pas uniquement) des utilisateurs, tels que les ordinateurs portables, les téléphones et autres appareils utilisés dans le cadre de leur activité professionnelle.

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Les sinistres en question sont les incendies, dégâts des eaux, tempêtes etc. mais peuvent parfois, en fonction des contrats, protéger contre le vol.

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Pour les opérateurs d’espace de coworking, une assurance responsabilité civile est obligatoire et couvrir les dommages causés au bâtiment est aussi un enjeu essentiel mais pour ce qui est de la protection des biens des usagers, c’est très variable d’un établissement à l’autre. C’est pourquoi nous vous recommandons de bien étudier les garanties offertes en matière d’assurance avant de vous engager dans la location d’un espace de coworking.

Limites des assurances prises en charges par les espaces de coworking

Non seulement les entreprises exploitantes ne proposent pas des niveaux de couverture contre tous les types de risques mais elles ne vous couvrent que si leur responsabilité est engagée. Par ailleurs, en cas de sinistre, vous n’avez que très peu de moyens d’action, vous devez vous contenter de ce que vous dit l’exploitant et attendre que son assurance vous indemnise ou non. Ce n’est pas agréable et c’est même souvent source d'inquiétude.

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De plus, il y a de très nombreux cas où “la direction se dégage de toute responsabilité” et malheureusement, même si l’ambiance est conviviale et stimulante, avec autant de monde, vous êtes exposé à des risques de vols, qu’ils soient matériels ou immatériels, par exemple des données confidentielles.

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Autre cas, vous endommagez accidentellement l’ordinateur d’un autre usager en faisant un geste malencontreux : vous n’êtes évidemment pas couvert par l’assurance de l’opérateur puisque c’est vous le responsable.

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Dernière précision : vous n’êtes pas à votre domicile, votre assurance multirisque habitation ne peut donc pas non plus intervenir.

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Coworking : quels types d’assurances envisager ?

L’assurance responsabilité civile

L’assurance responsabilité civile (RC) est celle qui intervient lorsque vous causez, involontairement, des dommages à un tiers. Il en existe de très nombreux types mais dans le contexte du travail dans un espace de coworking, c’est en premier lieu à la RC pro (responsabilité civile professionnelle) qu’il est important de penser.

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L’assurance RC pro vous couvre contre les dommages corporels, matériels et immatériels causés à un tiers dans le cadre de l’exécution de votre prestation. La faute professionnelle étant le cas le plus parlant.

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La RC pro est le plus souvent (mais pas dans toutes les formules) complétée par la garantie RC exploitation, qui prend en charge les dommages survenus pendant l’exercice de l’activité professionnelle mais sans lien avec la prestation. L’exemple de l’ordinateur cassé fonctionnerait ici aussi.

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Enfin, si vous êtes à la tête d’une startup qui occupe un espace de coworking, la RC employeur est également l’une des garanties essentielles.

L’assurance appareil nomade

Les appareils électroniques tels que les téléphones, les tablettes et les ordinateurs sont non seulement coûteux mais aussi des outils de travail indispensables, surtout lorsqu’on travaille dans un espace de coworking. C’est pourquoi les assurer avec l'assurance appareil nomade est la solution idéale face à divers risques tels que :  

• le vol ;
• la détérioration ou la destruction accidentelle (incendie, chute, etc.) ;
• le bris d’écran en cas d’agression ;
• le vol de carte SIM ;
• les communications frauduleuses suite à un vol.

L’assurance cyber

Parce que vous travaillez en dehors de chez vous, les risques liés à la cybercriminalité sont encore plus élevés. Le but d’une assurance cyber est de protéger votre activité contre les conséquences d’une cyberattaque, que ce soit une impossibilité de travailler ou parce que votre responsabilité civile est engagée du fait d’une suspicion de négligence par exemple.

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Les risques couverts comprennent notamment :  

• phishing ;
• attaque DDoS ;
• violation de RGPD ;
• usurpation d’identité ;
• malware et ransomware, etc.

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En somme, le coworking étant assez proche sur la forme d’un lieu de travail traditionnel, il n’est pas surprenant de voir qu’il est exposé à des risques très similaires. Or, un salarié travaillant dans les locaux de son entreprise bénéficie d’une couverture complète (ou peu s’en faut) de la part de cette dernière, ce qui est loin d’être le cas des usagers d’espace de coworking. D’où l’importance de bien assurer sa personne, sa responsabilité et ses biens quand on choisit ce mode de travail.

Chez Toasta, nous sommes pleinement informés et conscients de ces nouvelles pratiques professionnelles et des risques associés. C’est pourquoi nous proposons, au sein de nos offres Toasta Pro et Toasta Flex des garanties adaptées à vos besoins professionnels : contactez-nous !