Comptabilité auto-entrepreneur : comment s’y prendre ?

Les obligations comptables à prendre en considération

Le régime de la micro-entreprise est connu pour plusieurs avantages parmi lesquels on retrouve la simplicité de gestion administrative et des exigences légales comptables allégées par rapport aux autres statuts juridiques d’entreprise ou de freelance. 

Cela dit, tout cela reste relatif puisqu’il subsiste des règles auxquelles vous devrez vous conformer dans votre comptabilité d’auto-entrepreneur.

Ouvrir un compte bancaire dédié

La loi de financement de la sécurité sociale de 2014, entrée en vigueur en 2015, prévoit l’obligation pour l’auto-entrepreneur d’ouvrir un compte bancaire réservé à l’activité professionnelle de son auto-entreprise. Ce dernier n’a pas besoin d’être un compte bancaire professionnel, il peut s’agir d’un autre compte personnel, du moment qu’il ne concerne ni vos fonds personnels, ni les revenus d’une autre activité.

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Cette obligation a pour but de vous aider à bien différencier vos dépenses et achats personnels et vos transactions d’ordre professionnel. Toutefois, sachez que si vous déclarez pour deux années de suite un chiffre d’affaires annuel inférieur à 10 000 euros, vous n’êtes pas concerné. 

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Si vous déclarez un montant dépassant ce seuil, alors vous devez ouvrir un compte dédié à vos transactions d’auto-entreprise dans les 12 mois qui suivent la création d’entreprise.

Respecter les normes de facturation

En auto-entreprise, vous devez impérativement facturer : 

• Toute vente faite à un professionnel, quel qu’en soit le montant ;
• Toute vente faite à un particulier si le montant dépasse les 25 euros ;
• Toute vente inférieure à 25 euros si le client en fait la demande.

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Lorsque vous émettez une facture, vous devez respecter les règles suivantes : 

• Le client doit recevoir la facture au plus tard le jour de livraison ou de prestation : vous pouvez choisir de facturer plusieurs prestations/livraisons en même temps, à la fin du mois sur un même document ;
• Une fois émise, vous ne pouvez plus modifier une facture ;
• Vous devez garder un exemplaire de chaque facture pendant au moins 10 ans ;
• Chaque facture a son propre numéro, celui-ci doit suivre celui de la précédente.

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Vous devez dans chacune de vos factures faire figurer les éléments suivants : 

• Le numéro de facture ; 
• Les coordonnées du client : nom ou dénomination sociale, adresse ;
• Vos coordonnées : nom ou nom d’entreprise, adresse du siège social, identifiants SIREN et APE ;
• La dénomination précise des biens ou services concernés ; 
• La quantité pour chaque bien ou service ;
• Les prix unitaires ;
• La mention “EI” ou “Entrepreneur Individuel” ;
• La mention “Dispensé d’immatriculation en application de l’article L123-1-1 du Code de Commerce” ;
• Si vous êtes affranchi de TVA, la mention “TVA non applicable, article 293B du CGI”.

Tenir un livre des recettes encaissées

Outre les factures, c’est le seul document comptable que tout auto-entrepreneur est dans l’obligation d’avoir et de tenir à jour. 

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Il peut être réalisé par informatique via un logiciel de comptabilité ou un modèle en ligne mais il peut également prendre la forme de livres comptables papiers tels que disponibles dans le commerce.

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La loi exige qu’un livre des recettes présente par ordre chronologique et sans rature toutes les recettes que vous encaissez, en mentionnant pour chaque entrée du tableau 6 informations obligatoires : 

• Date d’encaissement ;
• Référence du document justificatif (en général un numéro de facture) ;
• Nom du client ;
• Dénomination du produit vendu ou de la prestation effectuée ;
• Mode de règlement (espèces, virement bancaire, etc.)
• Montant de la recette.

Tenir un registre des achats

Contrairement au livre des recettes, la tenue d’un registre des achats n’est légalement requise que si l’activité de votre auto-entreprise fait partie d’une des deux catégories suivantes : 

• Fourniture de denrée ;
• Prestation d’hébergement.

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De la même manière que le livre de recettes, il peut être sur support numérique ou physique, et doit présenter dans l’ordre chronologique et sans modification les différents achats effectués dans le cadre de votre activité d’entreprise. Il doit lui aussi renseigner 6 informations pour chaque entrée :

• Date d’achat ;
• Référence de pièce justificative ;
• Nom du vendeur ;
• Dénomination des produits/prestations de services ;
• Mode de paiement ;
• Prix d’achat.

Déclarer son chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement

Même si la déclaration de chiffre d’affaires auprès de l’Urssaf ne fait pas directement partie des tâches de comptabilité, il existe tout de même un fort lien entre les deux. En effet, c’est grâce à une comptabilité tenue à jour que vous êtes en mesure de :

• Déclarer avec précision et exactitude votre chiffre d’affaires pour une période concernée ; 
• Justifier d’une déclaration en cas de contrôle fiscal.

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La démarche s'effectue depuis votre espace personnel d’auto-entreprise sur le site autoentrepreneur.urssaf.fr. Vous devez créer cet espace juste après la création d’entreprise (dès que vous avez votre numéro SIRET). 

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Ensuite, vous aurez le choix entre déclarer par mensualité ou par trimestre. Si vous désirez changer de périodicité, vous ne pourrez en faire la demande qu’une fois par an en janvier.

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Ainsi, à chaque mois ou à chaque trimestre, vous devrez indiquer votre chiffre d’affaires pour la période précédente : par exemple, si vous avez choisi la mensualisation, en mars 2023 vous déclarez le montant réalisé en février 2023.

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Sachez que même si votre chiffre d’affaires est nul sur une période donnée, vous êtes quand même obligé de le déclarer. Un défaut de déclaration peut entraîner une pénalité d’un montant de 90 euros.

Déclarer sa TVA 

Bien entendu, en principe, l’auto-entrepreneur est affranchi de TVA : vous ne la facturez pas, ne la collectez pas, ne la déclarez pas. Cela dit, ce régime dit “micro fiscal” ne s’applique qu’en dessous d’un seuil de chiffre d’affaires annuel, au-delà, vous êtes soumis au régime réel, ce qui implique la facturation, la collecte et la déclaration de TVA.

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Ce seuil varie en fonction de votre type d’activité : 

• 91 900 euros pour les activités commerciales ;
• 36 800 euros pour les activités libérales ou de prestations de services artisanales ou commerciales.

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Lorsque vous dépassez ce seuil à l’année n, vous passez au régime réel mais si vous restez sous un certain seuil de tolérance sur l’année n+1, alors vous revenez au régime micro-fiscal. Si à l’année n+1 vous dépassez le seuil de tolérance ou si aux années n+1 et n+2 vous êtes entre les deux seuils, alors vous passez définitivement au régime réel.

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Les seuils de tolérance sont de : 

• 101 000 euros pour les activités commerciales ;
• 39 100 euros pour les activités libérales ou de prestations de services artisanales ou commerciales.

Vous pouvez si vous le souhaitez, demander par courrier au Service des Impôts des Entreprises d’être affilié au régime réel.

Nos conseils pour gérer votre comptabilité d’auto-entrepreneur

En plus des différentes obligations légales, il y a plusieurs bonnes pratiques à connaître et à mettre en place pour une gestion efficace de votre comptabilité d’auto-entrepreneur. 

En effet, être en règle est un minimum mais mieux vaut aller plus loin, pour votre tranquillité d’esprit mais aussi pour gagner du temps.

Se montrer régulier et consciencieux

En étant rigoureux et régulier dans l’accomplissement de vos tâches comptables, vous pourrez plus facilement : 

• Remplir vos déclarations de chiffre d’affaires ou le cas échéant de TVA, car vous saurez en un clin d’œil les montants exacts pour chaque échéance ;
• Fournir une documentation parfaitement claire et en ordre dans le cas d’un contrôle fiscal ;
• Disposer d’un outil visuel quant à la rentabilité de votre entreprise au fil des années ;
• Vous couvrir si un litige éclate avec un client ou bien un fournisseur car les documents de comptabilité ont valeur de preuve.

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En auto-entreprise, les obligations comptables sont relativement légères et il est donc d’autant plus aisé de s’en acquitter en prenant un petit peu de temps à intervalles réguliers. Si toutefois ces obligations devenaient trop pesantes pour vous, par manque de temps ou par le volume de factures à traiter, prendre un expert-comptable est une option possible.

Ouvrir un compte bancaire professionnel

Nous l’avons évoqué plus haut : vous n’êtes obligé d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité d’auto-entreprise que si vous dépassez 10 000 euros de CA annuel sur deux années consécutives. Mais même dans ce cas, un simple compte courant peut convenir.

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Cependant, il est tout de même conseillé de demander à votre banque l’ouverture d’un compte dit “professionnel” car celui-ci apporte de nombreux avantages : 

• Il vous sera plus simple de justifier des transactions professionnelles, grâce à votre relevé de compte ;
• Vous gagnerez du temps pour la tenue de votre comptabilité ;
• Vous serez en mesure de ne donner que les informations et documents qui vous sont demandés par les autorités fiscales (par exemple, si c’est votre entreprise qui est contrôlée, vous ne donnez pas vos transactions personnelles) ;
• Vous aurez plus de facilités à gérer votre trésorerie ;
• Vous serez accompagné par un professionnel du milieu.

Pensez à bien choisir votre banque pour votre activité car les prestations proposées diffèrent bien évidemment d’un établissement à l’autre.

Vérifier les différents seuils de l’auto-entreprise

Les plafonds de chiffre d’affaires et de recettes enregistrées changent chaque année, qu’il s’agisse du seuil au-delà duquel votre entreprise perd la franchise de TVA ou du seuil de tolérance au-delà duquel le changement est définitif. 

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C’est pourquoi il est conseillé de les vérifier régulièrement sur le site impots.gouv.fr. Profitez-en également pour surveiller l’évolution de votre chiffre d’affaires et ainsi savoir si vous devez ou non anticiper les conséquences d’un dépassement de seuil.

Faire des copies et stocker sur une plateforme sécurisée

Comme on l’a vu, vous devez garder vos factures pendant 10 ans et vous devez être en mesure de présenter a minima un livre des recettes encaissées. Pour éviter que ces données ne soient définitivement perdues ou corrompues, il est très fortement recommandé de : 

• Numériser tous vos documents papier ;
• Vous assurer que vous avez toujours au moins une copie en plus du document original, l’idéal étant d’en faire plusieurs ;
• Ne pas regrouper toutes les copies sur un même support de stockage ;
• Recourir aux services de stockage en ligne, qu’il s’agisse du cloud ou d’un logiciel de comptabilité ;
• Penser également aux supports physiques (disque dur externe).

Ainsi, que votre disque dur soit détruit ou que vous ne puissiez plus accéder à votre stockage en ligne, vous aurez toujours au moins une solution de secours.

Utiliser un logiciel en ligne

Pour être conforme lors d’un contrôle fiscal ou en cas de litige, les documents comptables tels que les livres des recettes, les registres des achats ou encore les différentes factures émises et/ou reçues ne doivent pas être modifiables. Cela vous laisse le choix entre trois types de support : 

• Les livres comptables papiers ;
• Les fichiers au format PDF (ou équivalent) ; 
• Les logiciels de comptabilité.

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Comme vous pouvez vous en douter il existe plusieurs types de logiciels de comptabilité. Le plus important est d’en choisir un qui reflète vos besoins et vos usages. N’investissez pas dans quelque chose qui ne vous servira pas. 

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Un logiciel en ligne peut tout à fait être pertinent car vous pourrez retrouver vos données même si vous perdez votre ordinateur. Pensez tout de même à sauvegarder vos documents sur un support supplémentaire, par sécurité.

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Voici les fonctionnalités indispensables que tout logiciel de comptabilité doit avoir : 

• Saisie des écritures comptables ;
• Outil devis & facturation ;
• Suivi comptes clients et fournisseurs
• Suivi des écritures bancaires ;
• Aide à la déclaration URSSAF et TVA ;
• Éditeur bilan et compte de résultat.

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En résumé, la comptabilité d’auto-entrepreneur n’est pas à laisser au hasard. En effet, il est des obligations comptables communes à toutes les auto-entreprises, comme la tenue d’un livre des recettes encaissées ou les normes de facturation. 

De plus, en fonction de certains critères vous pouvez être soumis à d’autres exigences légales comme la tenue d’un registre des achats ou l’ouverture d’un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle. C'est pour connaître toutes ces précisions qu'il est important de bien se former.

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Dans tous les cas, il faudra faire preuve d’organisation, de régularité et de rigueur pour tenir votre comptabilité. Pensez à vous tenir au courant de l'actualisation des seuils de franchise de TVA, pensez à utiliser un logiciel de comptabilité pour vous aider à gagner du temps et surtout : sécurisez vos données comptables.

Une solution supplémentaire de sécurité pour un auto-entrepreneur est bien évidemment le choix d’une assurance adaptée à ses besoins. Chez Toasta, nous avons l’habitude d’accompagner des auto-entrepreneurs. Avec eux, nous bâtissons et entretenons une relation de confiance au quotidien. Alors, si vous avez besoin d’assurer votre projet, faites comme eux et contactez-nous !